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财务经理必须具备的表达逻辑,对工作很有帮助(建议收藏)

来源:全球投行俱乐部 发布时间:2022-06-30 15:56:28 编辑:夕歌

导读:作为财务经理,在努力负责公司的所有账务的同时,也需要一些职场的沟通。不仅是对老板的,还有对员工的,要处理好在公司的人际关系。

作为财务经理,在努力负责公司的所有账务的同时,也需要一些职场的沟通。不仅是对老板的,还有对员工的,要处理好在公司的人际关系。

小编特地收集了干货满满的表达框架,将结构和逻辑完美结合,让你轻松表达要点,适用于于文章写作,PPT内容设计、撰写项目方案、演讲等。

1. 总分总基本结构

这是最基本的一个套路,想提升自己的表达能力,就先从这个开始吧。

结论:把你想表达的内容浓缩成一句话,当成结论放在第一句,这样别人就知道你说的主题是什么了。

要点:也就是支撑你结论的论点,可以是案例、数据或者理论,论点必须客观公正,切勿主观评述,否则它会变成你的另一个结论。

总结:也就是把你的结论再次强调一下,当然你可以换种说法,以增加说服力。

例如用这个方法来说股权的重要性:

结论:股权激励对企业稳定、快速成长很有帮助。

要点:股权激励会绑定合伙人及核心员工,团队更稳定。股权激励会让你企业融资更容易。股权激励有助于企业吸引新的优秀人才。

总结:股权激励不仅仅是大型上市企业的事,更是每个成长型企业必备的激励措施。

2. 递进式表达逻辑框架

递进式表达又称“电梯演说”,很多大型的咨询公司非常盛行,已然成为所有职场人员的必修课。

财务顾问认为:再复杂的一个项目,如果不能在1分钟说清楚,都说明表达能力欠缺。这个套路的本意就是:即使与别人在电梯间的短暂相遇,你也能清楚准确的表达观点。

“电梯演说”在向领导或者客户阐述时非常有效,因为他们时间有限,且还想听到层层到肉的逻辑表述。

共识问题:这是一个铺垫,为了引出你下面的观点,且记这个问题一定是大家都已经认可,不存在争议的问题,否则很容易在根上就被否定掉。

核心观点:这一步非常重要。首先,它是共识问题下面的一个分支;其次,剩下的步骤都是为了证明这个观点;最后,解决办法也是要应对这个观点。

证明观点:用一句话说明怎么得出的核心观点。

量化支持:一定要用数据支持你的观点,这样才容易让人信服,要知道你面对的可不是一般的吃瓜群众。

解决办法:如果前面几步做的很好,这一步就顺理成章了。

如果说沟通表达很重要,就可以这样用“递进式表达”:

共识问题:在职场上沟通表达是一项非常重要的技能。(不会有争议)

核心观点:沟通表达能力强的人,会更容易获得晋升机会。(提出我的观点)

证明观点:良好的沟通表达会增强你的社交能力。(证明我的观点)

量化支持:具有较好的社交能力的管理者比其他人晋升的机会高出2.7倍。(卢桑斯的一项调研)

解决办法:掌握总分总的基本结构和递进式表达逻辑,能提高你的沟通表达水平。

3. 针对不同目的表达方式

表达的目的可归为三类:

传递新信息(事/物)

发表某种观点

号召某项行动

针对不同的表达目的,推荐三条惯用方式:

SCQA:传递信息,达成共识

PREP:发表观点,取得认同

AIDA:号召行动,影响他人

1、什么是SCQA?

SCQA,即按照“情境-冲突-问题-答案”这样的一条故事线来向他人传递新信息。

当我们要讲述的内容是新信息,也就是说对于他人是未知的事、物。那么它就存在于他人的关注圈以外,或因习以为常而忽略,一般别人是很难产生兴趣。如何让他人关注你要讲述的内容呢?SCQA通过“情景+冲突”的描述制造出了一个关于“回答”的悬念,以此引导他人听下去。

如何运用SCQA传递新信息?

SCQA的故事线实际上反映的是因果定律:基于某个现实的情景→存在了什么不合理的情况→所以为改善这个不合理,出现了什么新物品或现在需要做什么事情。你要介绍的“回答”是果。为什么要介绍这个果呢?原因则由“情境→冲突”导出。

我们可以通过指出别人的错误、找到违反直觉的部分、提供有利的信息等方式,对他人原有的认知水平形成刺激,从而引起他人对于你要传递的新信息进行关注。

比如,很多人制作PPT都存在一个误区:浪费很大精力在PPT的平面设计上及收集各类模版上。为了建立对PPT的正确认知,在PPT的课程里就会这样组织内容:

情境:在职场中,我们常常需要向领导请示某个方案或进行工作汇报,希望得到领导的支持、认同;

冲突:然而很多人并不擅长口头表达。而且,很多内容很难用语言描述清楚:错综复杂的关系、抽象的概念等;

疑问:(如何让领导接收并理解我想传递的内容,并获得认同?)

回答:我们可以先理清主题、要点、思路,然后运用PPT进行视觉化呈现(尤其是抽象的内容)、突出表达重点,使表达变得更为直观。这样你的内容就更容易被理解和认同。所以,PPT重要的不是平面设计,而是让表达有力(Power Your Point)。

关于“回答”的新信息主要就是关于“What”和“How” 的内容,我们只要按照金字塔结构进行内容组织,一一讲述即可:

然而,仅仅讲述“What”与“How”的相关内容只是完成了基础认知:信息接收。很多时候我们往往还需要回答Why的问题,以达到更深层次的认知:理解。

2、什么是PREP?

PREP,即按照“立场-理由-实例-立场”的故事线向他人传达某种观点、立场。

其实小时候作文课老师就教过我们:总分总。当我们提出某种立场、观点、见解时,总是希望得到对方的认同。运用PREP的故事线,后面陈述的全部内容(理由、实例)都在支撑你希望展示的主要观点(主题)。

集中所有力量打击一个目标,还有比这更有力量的表达方式吗?因此,总分总被人们称为骨灰级的讲述结构。

如何运用PREP表达观点?

PREP是最简单,最符合我们日常表述习惯的:顺应听众的疑问进行讲述。

无论是工作汇报、工作总结还是日常沟通,PREP运用的场合非常广,因为我们无时无刻不在向身边的人传达自己的观点、看法、立场。

3、什么是AIDA?

AIDA,即按照“注意-兴趣-欲望-行动”的故事线逐步引导他人采取某种行动。

如何运用AIDA影响他人采取行动?

AIDA的故事线就是一个将最终目标分解成阶段性目标的引导过程:

AIDA法则最早源于销售领域,据说“把别人的钱放进自己的口袋”和“把自己的想法放进别人的脑袋”被称为最有挑战的事情。

4. 财务人员必知的沟通技巧

一、财务人员和老板沟通中最易出错的话及分析

出现频率最高的十句话(排名不分先后):

你不懂财务不要瞎指挥;

这不是财务部分内的事;

他们业务(如销售)怎么样;

哎呀出麻烦了;

这样不行,不行;

我不知道……

我很忙,我没有时间去做;

老板净给我找事;

老板你说怎么办,我就怎么办;

嗯……啊……(说不清楚,没有逻辑)。

分析:这十句话反映了财务人的心态有问题,沟通没有技巧。

1.沟通心态分析:

上述语言背后的心态:财务工作细致繁琐,各种业务形成的财务结果,最终由财务来承担,因此,对工作没有兴趣,感觉很累,财务想先把责任推出去。和老板沟通中,情绪只能带来负面影响,而和老板沟通中,最重要的是心态,要关注问题出现在哪里,要培养不卑不亢的态度。

2.沟通方法问题:

财务专业的方法,和专业能力、素质有关,也和沟通有关。如果对问题有把握,就不会抓狂,只有控制不住了,才会爆发。心态背后是财务需要专业、业务技能的提升,你的经验、阅历足够强,你的心态就会平和。成功人士同样面临着这些问题,甚至更多的问题,但他们的阅历、能力提升了,很多事情的处理就轻松很多。

3.反映客户思维导向:

谁是你的老板,你为谁服务?如果工作中财务流程如报销繁琐,你有没有考虑改善流程,创造价值?财务要兼顾服务和控制,找到平衡。

二、沟通的6个问题

你的选择是什么:悲剧?或是喜剧?关键词:心态、客户、问题、观点、感情、逻辑

1.心态:你说什么话,你就是什么样的人。

公司每一个人都面临着自己无法掌控的事情。

【家庭案例】丈夫喝醉了,回家将鞋子乱扔,妻子张口就骂"你要害死我啊,绊倒我了";换一种说法"你喝多了,万一你起床没注意被绊倒了怎么办?"

【工作案例】公司,领导分配一个任务,"怎么又轮到我了,公司就这样被你们折腾没了!"换一种说法"大家提的建议挺好的,咱们是不是可以有一些想法,给销售减轻一些负担……"你愿意和那一种人相处?没有人是愿意和一个焦躁、烦恼的人打交道的。

如何做到?给自己贴一个正能量的标签,尽量让自己平和。工作中如何做到平和?必须努力提高自己的专业技能,还要提高看问题的高度。财务很多工作是细节的,要从事务中跳出来,用更高的视角看问题。

2.客户:比你的老板更关心他的目的

在沟通中要有客户意识。

第二种说法"你随便扔鞋子,把你自己绊倒了怎么办?"——态度不一样,切入点也不一样,从他人(客户)角度切入的,这样更容易让人接受,感到温暖。

将心比心,你的老板也一样希望得到关心。经常,财务是不太了解老板的思路的。如:应收账款的工作做了很多,老板一直不太关心,因此此项工作变得淡化,当突然被老板问及应收账款并要求在半小时内给出答案时,觉得很委屈,一天才能完成的工作,半小时就要。

事实是:目的是什么?因老板和人聊天突然受启发资金很重要,因此想起要财务给一些支持和帮助。如果平时就将应收账款的情况作好分析,需要时将上月的结果报给老板,做一些必要说明,就能满足老板的要求。知道老板突然要应收账款数据的原因,就能采取更恰当的解决办法了。

3.问题——问题越具体,回答越省力,信息越明确,倒退几步问(沟通技巧)

老板要财务把成本算清楚,老板具体要的是什么成本?和财务上的成本是一致的吗?如果不同,你必须搞明白老板的成本是什么。

【案例】老板让做资金审批权限?其实老板要的是如何将手机银行上资金支付业务转移到出纳的业务,而又不让出纳卷钱跑了。

要和老板聊天或沟通,明确老板的具体需求。通过一连串的问题,问到老板的真正需要。

倒退几步问:如成本,老板说要进行费用控制,财务如何和业务说?怎么发通知呢?

梳理:老板不高兴,因为费用花超了,真的发超了吗?和历史比较;是市场变化了还是股东要求高了?是收入提不上去只好控制费用吗?当明白老板的压力来自哪里,你就可以去想办法解决。

4.观点:观点决定事实;数据很重要,但没有观点,就仅仅是数字。

不要硬生生的报数字,观点决定事实:数字背后的含义是什么?

不要只报数字,如你的每页Excel表中有标题吗?不管你报的数据是什么都要有观点,中国民企老板还没有养成从数据中分析的习惯,习惯于用观点来探讨。要培养自己的观点,不要硬生生的报数字。

5.感情:不要只顾发射,没感情,要赞赏。

有不同意见的时候,强势的会计人员很直接的就说不;财务人员弱势的,就嗯啊了事,他们都没有感情,在沟通中要注入感情,营造一种工作中的氛围。

最低也要做到赞赏,你的老板同样需要赞赏、欣赏。赞赏不是拍马屁,真正发现周围的同事身上的闪光点,欣赏他,赞美他,会有一个很好的工作氛围,要真诚,不贬低自己,不拍马屁。

6.逻辑:学会有逻辑的说服别人。

沟通之前准备,组织你的逻辑,如何切入、观点是什么,有哪些证据?“像准备弹药一样准备你的谈资”。可以阅读《黑格尔的小逻辑》、《金字塔》来提高逻辑说服力。

三、如何提高沟通能力?只有一招:练!

比如:

每天赞扬一个人

事急人不急,暂停6秒钟

说话之前,自问自答3个问题

我要表达什么观点?一句话

我希望对方谈话后记住什么?一句话

怎样支持我的观点

最后总结,建立个人的逻辑框架不是一蹴而就,关键是要灵活运用、不断练习。短时间可能不能够脱口而出,但建立自己逻辑框架最大的一个好处是保证你的表达不会有太大纰漏。